Website für Steuerberater und Rechtsanwälte

Die Erstanfrage kommt mit Frist an.

Mandanten schildern ihr Anliegen online und nennen, wann das Schreiben ankam. Bei Ihnen liegt die Anfrage mit Rechtsgebiet, möglicher Frist und Zuständigkeit im Eingang, bevor jemand zurückruft. Wir bauen Website, Anfrage und Portal und bleiben danach Ihr Ansprechpartner.

Erstgespräch vereinbaren
  • Fristen markiert, geprüft von Ihnen
  • Betreuung nach dem Launch
Hartmann Vogt Rechtsanwälte und Steuerberater Beispiel, erfundene Kanzlei

Ihre Erstanfrage

Worum geht es?

Wann kam die Kündigung an?

So, 11. Oktober vor 6 Tagen

Kündigung.pdf angehängt

Eingang Kanzlei Frist erkannt
Fristende, vorläufig Montag, 2. November 16 Tage
Rechtsgebiet
Arbeitsrecht
Zu tun
Kündigungs­schutzklage
Frist
3 Wochen ab Zugang
Vorfrist
Mo 26.10.
Zuständig
Arbeitsrecht
Unterlagen
1 Datei

Gerechnet mit Wochenenden und Berliner Feiertagen. Verbindlich prüft jede Frist die Kanzlei.

Was eine Kanzlei im Alltag aufhält. Weniger Rückfragen, keine verlorenen Tage.

  • Erstanfragen, die man einordnen kann

    „Ich hätte eine Frage“ sagt nicht, worum es geht. Drei gezielte Fragen im Formular ersparen den ersten Rückruf, der nur klärt, wer zuständig ist.

  • Fristen ab Zugang

    Die Frist läuft ab dem Tag, an dem das Schreiben ankam, nicht ab dem Anruf in der Kanzlei. Wer das Datum gleich mitschickt, verliert keine Tage.

  • Unterlagen in einem Stück

    Belege für die Steuererklärung kommen in Teilen, per Post, Mail und Foto. Ein Portal zeigt beiden Seiten, was noch fehlt.

  • Erstberatung ohne Telefonschleife

    Vor Ort oder per Video, mit Bestätigung und Erinnerung. Das Sekretariat sieht den Termin samt Anliegen im Kalender.

  • Ein Sekretariat, das zum Arbeiten kommt

    Fragen nach dem Stand beantwortet das Portal. Anrufe außerhalb der Zeiten nimmt ein Telefonassistent an und legt eine Notiz an.

  • Fachkräfte finden

    Steuerfachangestellte und Rechtsanwaltsfachangestellte suchen selten lange. Eine Karriereseite mit kurzer Bewerbung vom Handy aus macht den ersten Schritt leicht.

Was wir für Kanzleien bauen. Vom Erstformular bis zum Portal.

Unterlagen, ohne hinterherzutelefonieren. Laden Sie selbst hoch.

Das Portal fordert an, was für die Steuererklärung fehlt. Laden Sie rechts als Mandantin eine Unterlage hoch und sehen Sie links, was in der Kanzlei ankommt.

Kanzlei · Unterlagen

Einkommensteuer 2025

Mandantin J. Albers

  • Lohnsteuerbescheinigung eingegangen, per Upload
  • Kita-Beiträge eingegangen, per Upload
  • Nebenkostenabrechnung angefordert
  • Handwerkerrechnungen angefordert
  • Spendenbescheinigungen angefordert

Erinnerung an die Mandantin in 3 Tagen, automatisch

Mandantenportal

Für Ihre Steuererklärung fehlen noch 3 Unterlagen.

  • Nebenkostenabrechnung übermittelt
  • Handwerkerrechnungen übermittelt
  • Spendenbescheinigungen übermittelt

Was die Automation tut. Und was sie nicht tut.

Das übernimmt die Automation

  • Sie liest Anliegen, Datum und Art des Schreibens aus der Anfrage.
  • Sie ordnet Rechtsgebiet und Zuständigkeit zu und legt Anfragen mit naher Frist nach oben.
  • Sie meldet eine mögliche Frist dem Team, statt sie still abzulegen.
  • Sie fragt fehlende Unterlagen nach und erinnert Mandanten daran.

Das bleibt bei Ihnen

  • Jede Frist prüfen und im Fristenkalender notieren.
  • Rechtsfragen beantworten. Die Automation berät nicht.
  • Entscheiden, welches Mandat Sie annehmen.
  • Ihre Kanzleisoftware. Wir bauen davor, was Mandanten sehen.

Für Kanzleien bauen wir Automation als Vorarbeit für Ihr Team, nicht als Ersatz für Ihr Urteil. Was sie erkennt, steht in der Anfrage vorne, und entschieden wird bei Ihnen.

So arbeiten wir mit Kanzleien. Vom ersten Gespräch bis zum Ausbau.

  1. Gespräch über Ihre Abläufe

    Wie kommen Anfragen heute an, per Telefon, Mail oder Formular? Wo wird eine Frist notiert, und welche Software bleibt? Danach bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung von Umfang und Kosten.

    Schriftliche Einschätzung

  2. Verschwiegenheit und Datenschutz zuerst

    Bevor wir mit Mandantendaten arbeiten, stehen die Vereinbarung zur Verschwiegenheit und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir legen gemeinsam fest, wo Anfragen und Unterlagen gespeichert werden.

    Vereinbarungen vor dem Start

  3. Website und Erstanfrage

    Sie sehen Website und Anfrageformular als klickbaren Entwurf, mit den Fragen, die Ihr Sekretariat sonst am Telefon stellt. Wir überarbeiten, bis es passt.

    Klickbarer Entwurf

  4. Live, mit Ihrem Team geprüft

    Ihr Sekretariat schickt Testanfragen in jedem Rechtsgebiet und sieht, wie sie ankommen. Erst dann schalten wir frei. Domain und Zugänge laufen auf Ihren Namen.

    Live, Zugänge bei Ihnen

  5. Ausbau, wenn der erste Teil läuft

    Danach kommen Portal, Telefonassistent oder Buchung dazu, je nachdem, was Ihrem Team die meiste Zeit kostet. Wir bleiben Ihr Ansprechpartner und sehen uns die Anfragen regelmäßig mit Ihnen an.

    Laufende Betreuung

Häufige Fragen von Kanzleien

Erkennt die Automation Fristen verlässlich?

Sie erkennt Hinweise auf eine Frist, etwa die Art des Schreibens und das Zugangsdatum. Die Frist selbst prüft und notiert immer jemand in der Kanzlei. Die Automation ersetzt keinen Fristenkalender. Sie legt eine eilige Anfrage nach oben, damit sie nicht unter zwanzig anderen liegt.

Wie steht es um Verschwiegenheit und Datenschutz?

Kanzleien dürfen Dienstleister nur einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (§ 43e BRAO, § 62a StBerG). Diese Vereinbarung und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir vor dem Start ab. Wo Anfragen, Unterlagen und Gespräche verarbeitet werden, legen wir mit Ihnen fest, bevor etwas live geht.

Dürfen Kanzleien so werben?

Sachliche Information über Kanzlei, Rechtsgebiete und Ablauf ist erlaubt (§ 43b BRAO, § 57a StBerG). Wir schreiben die Texte sachlich und ohne Versprechen zum Ausgang eines Verfahrens. Die berufsrechtliche Prüfung der fertigen Texte bleibt bei Ihnen.

Wir arbeiten schon mit einer Kanzleisoftware. Was passiert damit?

Sie bleibt. Wir bauen davor, was Mandanten sehen: Website, Anfrage, Buchung und Portal. Ob und wie Anfragen direkt in Ihre Software gehen, hängt an deren Schnittstellen; das klären wir im Erstgespräch und sagen Ihnen ehrlich, wenn es nur über einen Export geht.

Brauchen Mandanten dafür eine App?

In der Regel nicht. Anfrage und Portal laufen im Browser auf jedem Handy, ohne Installation. Eine eigene App lohnt sich erst, wenn Mandanten regelmäßig Belege fotografieren und hochladen. Das entscheiden wir mit Ihnen, wenn das Portal eine Weile läuft.

Was kostet eine Website für eine Kanzlei?

Das hängt am Umfang: Eine Website mit Anfrageformular ist etwas anderes als Website, Buchung und Mandantenportal. Den Aufbau rechnen wir einmal ab, die Betreuung danach monatlich. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung, bevor Sie etwas beauftragen.

Wie arbeiten wir nach dem Launch zusammen?

Wir bleiben Ihr Ansprechpartner für Änderungen, neue Rechtsgebiete, Updates und den nächsten Ausbau. Weil wir Ihre Abläufe dann kennen, fangen wir beim nächsten Schritt nicht bei null an. Endet die Zusammenarbeit, nehmen Sie Domain, Inhalte und Zugänge mit.

Weitere Branchen. Was dort zählt.

Die Leistungen im Einzelnen.

Jede Leistung hat eine eigene Seite mit Ablauf und Beispielen.

Ihr Projekt in drei Klicks anfragen.

Kein Verkaufsgespräch. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und einen Partner, der nach dem Launch bleibt.

Ein Experte meldet sich persönlichin der Regel innerhalb von 24 Stunden
1
AnfrageProjektart, Zeitrahmen, zwei Sätze zum Vorhaben.
2
Gespräch und KonzeptWir klären Ziel und Umfang und schlagen einen Plan vor.
3
Gemeinsam weiterentwickelnNach dem Launch bleiben wir: Betreuung, neue Funktionen, monatliche Auswertung.
Was möchten Sie bauen?

Schritt 1 von 3 · Mehrfachauswahl möglich

Dauert etwa eine Minute
Langfristige BetreuungKonten auf Ihren NamenAntwort meist in 24 h